İş sürecinizde otomasyona nereden başlamalısınız?

Otomasyona başlarken en yüksek getiriyi, en sık tekrarlanan ve kural bazlı (istisnası az) süreçler sağlar. İlk proje için karmaşık, çok istisnalı bir süreç yerine sık tekrarlanan basit bir işlem seçilmelidir.

Bildirim gönderme, veri girişi tekrarı, rapor oluşturma gibi günlük/haftalık tekrarlanan ve net kurallara bağlı işler ilk otomasyon adayıdır.

Otomasyon öncesi harcanan zaman ile sonrası karşılaştırılarak somut bir zaman/maliyet tasarrufu ölçülebilir; bu, bir sonraki otomasyon projesine karar vermeyi kolaylaştırır.

Bir hafta boyunca ekipten, tekrar eden her işi kısa bir notla kaydetmesini isteyin: ne yapıldı, ne sıklıkla yapıldı, ne kadar sürdü ve hangi sistemler arasında veri taşındı. Hafta sonunda bu liste, sıklık ve süre çarpılarak sıralandığında en çok zaman alan işler kendiliğinden öne çıkar. Bu listede genellikle bir sistemden veri kopyalayıp başka bir sisteme yapıştırmak, aynı raporu her hafta yeniden hazırlamak veya müşteriye aynı bilgilendirme mesajını tekrar tekrar yazmak gibi işler yer alır.

Listeden seçim yaparken yalnızca harcanan zamana değil, hata maliyetine de bakılmalıdır. Az zaman alan ama yanlış yapıldığında ciddi sorun yaratan bir iş (örneğin fiyat güncellemesi veya fatura bilgisi aktarımı) otomasyon için en az zaman alan işler kadar değerli bir adaydır.

En yaygın hata, verimsiz bir süreci olduğu gibi otomatikleştirmektir. Gereksiz onay adımları veya aynı bilginin birden fazla yere girilmesi gibi sorunlar otomasyondan önce düzeltilmezse, otomasyon yalnızca verimsizliği hızlandırır. Bu yüzden her otomasyon projesi, sürecin sadeleştirilmesiyle başlamalıdır.

İkinci hata, otomasyonun kime ait olduğunun belirsiz kalmasıdır. Kurulan bir akış hata verdiğinde kimin bilgilendirileceği, kuralların kim tarafından güncelleneceği ve akışın nasıl çalıştığını anlatan kısa bir dokümanın nerede durduğu baştan belirlenmelidir. Sahipsiz otomasyonlar zamanla sessizce bozulur ve fark edildiğinde çoğu zaman geç kalınmış olur.