E-Fatura ve E-Arşiv entegrasyonu işletmenize ne kazandırır?

E-Fatura/E-Arşiv entegrasyonu, satış veya sipariş tamamlandığında faturanın otomatik olarak kesilip ilgili sisteme (GİB veya özel entegratör) iletilmesini sağlar. Bu, muhasebe ekibinin her sipariş için manuel fatura kesme yükünü ortadan kaldırır.

E-ticaret altyapısı, ERP veya sipariş yönetim sistemi ile E-Fatura/E-Arşiv entegratörü arasında otomatik veri akışı kurularak, sipariş bilgisi doğrudan faturaya dönüştürülür.

Manuel veri girişi ortadan kalktığı için tutar, vergi oranı veya müşteri bilgisi girişinde oluşabilecek insan hataları önemli ölçüde azalır.

E-Fatura, e-fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında düzenlenen faturadır ve alıcıya elektronik ortamda, sistem üzerinden iletilir. E-Arşiv fatura ise alıcının e-fatura mükellefi olmadığı durumlarda, örneğin bireysel müşterilere yapılan satışlarda düzenlenir ve müşteriye e-posta ile veya talep halinde çıktı olarak ulaştırılır. Bir e-ticaret sitesinde çoğu sipariş e-arşiv faturası gerektirirken, kurumsal müşterilere yapılan satışlarda alıcının mükellefiyet durumuna göre e-fatura kesilmesi gerekir.

İyi kurulmuş bir entegrasyon, alıcının vergi numarasını sorgulayarak hangi fatura türünün kesilmesi gerektiğini otomatik olarak belirler. Böylece muhasebe ekibinin her siparişte bu kontrolü elle yapmasına gerek kalmaz.

Önce işletmenin çalıştığı entegratör firma ve kullandığı muhasebe yazılımı netleştirilir. Ardından satış sistemindeki ürün, vergi oranı, indirim ve kargo bilgilerinin fatura satırlarına nasıl dönüşeceği belirlenir. Özellikle kampanya indirimleri, farklı KDV oranlarına sahip ürünler ve iadeler, entegrasyonda en dikkatli ele alınması gereken durumlardır.

Canlıya geçmeden önce entegratörün test ortamında farklı sipariş senaryolarıyla deneme faturaları kesilir ve sonuçlar muhasebe ekibiyle birlikte kontrol edilir. İade durumunda iade faturası veya iptal işleminin nasıl yapılacağı da bu aşamada netleştirilmelidir.